Mandanten-Mails fluten den Posteingang
70% der Mandanten-Mails sind Standardfragen ("Was muss ich für die Steuer-VZ einreichen?", "Wann ist die nächste Frist?"). Berater verbringen 2-3 Stunden pro Tag mit Antwort-Mails.
KI für Kanzleien
Mandanten betreuen,statt Mails sortieren.
In Steuer- und Rechtskanzleien geht ein erheblicher Anteil der Tageszeit für wiederkehrende Mandanten-Fragen, Belegrückfragen und Mahnwesen drauf. KI nimmt die Standard-Last ab — die Berater:innen können sich auf das konzentrieren, wofür Mandanten sie wirklich brauchen.
- Mandanten-Chatbot für Standardfragen (Steuer-Termine, Unterlagenliste, Status)
- Automatisierte Belegerfassung per E-Mail mit OCR und DATEV-Übergabe
- Mahnwesen-Workflow für Mandanten-Honorare
- Mandanten-Dashboard: jeder Mandant sieht eigenen Status, eigene Fristen
40h/Monat
pro Berater:in für Mandanten-Standardfragen
80%
der Belege per OCR + KI automatisch verbuchbar
14 Tage
durchschnittlich schnellere Honorar-Realisierung mit Auto-Mahnwesen
24/7
Mandanten-Chatbot für Standardfragen
Was wir tun
Was wir konkret tun, und warum es Wirkung zeigt.
Steuerkanzleien und Rechtsanwaltskanzleien sind in einem schwierigen Spannungsfeld: hohe Mandantendichte (eine Steuerkanzlei betreut typischerweise 80-150 Mandanten pro Berater:in), regelmäßige Wiederholungsanfragen ("Wann ist die Frist für die Umsatzsteuer-Voranmeldung?"), und gleichzeitig Honorardruck durch Pauschalmandate. Jede Stunde, die für Standardfragen draufgeht, fehlt für mandantenspezifische Beratung.
Die größten Hebel: Mandanten-Chatbot, Belegerfassung, Mahnwesen, Mandanten-Reporting.
Mandanten-Chatbot: Wir bauen einen DSGVO-konformen Bot (Web-Widget oder WhatsApp Business), der typische Standardfragen direkt aus der Mandanten-Akte beantwortet — Status der laufenden Steuererklärung, anstehende Fristen, benötigte Unterlagen, Termin-Buchung. Komplexe Fragen (z.B. zur Umsatzsteuer-Optionierung) werden an die zuständige Beraterin weitergeleitet, mit Vor-Klassifizierung.
Belegerfassung: Mandanten schicken Belege per E-Mail oder WhatsApp. Bislang muss eine Mitarbeiterin jeden Beleg manuell erfassen — Kontierung, MwSt-Schlüssel, Ablagepfad. Mit KI-OCR und DATEV-Standardkontenrahmen läuft das in 80% der Fälle automatisch durch. Die Mitarbeiterin prüft nur noch die Edge-Cases.
Mahnwesen: Honorar-Mahnungen an Mandanten sind heikel — zu hart und der Mandant geht, zu lasch und Forderungen werden alt. Wir automatisieren den Workflow: Mahn-Stufe 1 nach 14 Tagen freundlich, Mahn-Stufe 2 nach 30 Tagen mit Hinweis auf Verzugszinsen, Mahn-Stufe 3 mit Anwaltsschreiben-Vorschlag. Die Beraterin behält die finale Freigabe.
Mandanten-Reporting: Statt monatlich BWA-PDFs hin und her zu mailen, bekommt jeder Mandant ein eigenes Dashboard — mit Liquidität, GuV-Verlauf, anstehenden Terminen. Bei Auffälligkeiten (z.B. Liquiditätsabfall) bekommt die Beraterin proaktiv eine Push-Nachricht. Das wird zum Differenzierungsmerkmal gegen Wettbewerber.
Setup: 6-10 Wochen, je nach Tiefe. Pilot mit 10 Mandanten, dann Ausweitung. Setup ab 7.500 €, Monatspauschale ab 480 €.
Engstellen
Typische Engstellen in der Branche
Was wir in praktisch jedem Erstgespräch in dieser Branche hören. Die Probleme, die KI-Automatisierung am direktesten löst.
Belegerfassung ist Zeitfresser
Jeder Beleg wird manuell kontiert, in DATEV gepflegt, in der Mandanten-Akte abgelegt. Eine Sachbearbeiterin schafft 30-50 Belege/Stunde — bei 50 Mandanten endlos.
Mahnwesen wird vergessen
Honorar-Rechnungen ohne klares Mahn-System bleiben offen. Forderungen >90 Tage = Liquiditäts-Risiko. Niemand will der Bad-Cop sein, also bleibt es liegen.
Reporting an Mandanten als PDF-Mail
Monatlich BWA als PDF per E-Mail — der Mandant öffnet es nicht, ruft dann doch an mit Fragen, die das PDF beantwortet hätte.
Anwendungsfälle
Konkrete Anwendungsfälle
Vier Workflows, die wir in Steuer- & Rechtsberatung-Betrieben in der Praxis betreut haben — mit dem typischen Ausgangsproblem, der Lösung und dem messbaren Outcome.
01
Mandanten-Chatbot mit Mandanten-Akten-Anbindung
Problem
Steuerkanzlei mit 120 Mandanten, 4 Berater:innen. Pro Tag ca. 40-50 Mandanten-Mails — davon 70% Standardfragen.
Lösung
WhatsApp-Bot oder Web-Chatbot mit Anbindung an DATEV-Mandantenstamm. Beantwortet Status-Fragen, Fristen, Unterlagenlisten. Eskaliert komplexe Fragen mit Vor-Klassifizierung.
Outcome
Mehr als die Hälfte der Standardfragen automatisiert. Berater:innen haben zusätzliche Stunde pro Tag für mandantenspezifische Arbeit.
02
OCR-Belegerfassung mit DATEV-Übergabe
Problem
Mandanten schicken Belege per E-Mail (PDF, Foto, Excel). Sachbearbeiter:innen erfassen manuell — 4-6 Stunden pro Tag pro Mitarbeiterin.
Lösung
Beleg-Postfach (E-Mail-Adresse pro Mandant). Eingehende Belege werden OCR-gelesen, Buchungssatz wird vorgeschlagen, in DATEV-Belegerfassung importiert. Mitarbeiterin prüft.
Outcome
Großer Anteil der Belege geht ohne manuelle Eingabe durch. Sachbearbeiterin-Stunden für Standard-Belege drastisch reduziert.
03
Automatisches Mahnwesen mit Eskalations-Workflow
Problem
Honorar-Forderungen >60 Tage: 18% des Forderungsbestands. Mahnwesen wird "wenn Zeit ist" gemacht.
Lösung
n8n-Workflow: Tag 14 freundliche Erinnerung, Tag 30 erste Mahnung mit Verzugszinsen, Tag 45 zweite Mahnung mit gerichtlichem Mahnverfahren-Hinweis. Beraterin gibt jede Stufe individuell frei.
Outcome
Forderungen >60 Tage deutlich reduziert. Liquidität verbessert. Berater:innen müssen sich nicht mehr selbst um Mahnungen kümmern.
Kern-Lösungen:Workflow-Automation →
04
Mandanten-Dashboard mit proaktivem Alerting
Problem
BWA-PDFs werden monatlich rausgemailt, kaum gelesen. Mandanten rufen mit Fragen an, die das PDF beantwortet hätte.
Lösung
Pro Mandant ein eigenes Web-Dashboard (passwortgeschützt) mit Liquidität, GuV-Verlauf, anstehenden Terminen, KPIs. Bei Auffälligkeiten Push-Mail an Mandant + Berater:in.
Outcome
Mandanten-Bindung steigt. Mandanten werden proaktiv informiert statt reaktiv zu fragen. Klares Differenzierungs-Argument im Akquise-Gespräch.
Empfohlene Lösungen
Empfohlene Lösungen für Steuer- & Rechtsberatung
Die drei Bausteine, mit denen wir in dieser Branche typischerweise starten — in der Reihenfolge, in der sie den schnellsten ROI bringen.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Alles, was Kunden vor der Entscheidung wissen wollen.
Noch Fragen? Sprechen Sie mit uns
DATEV ist unser Standard-Anbindungspartner: DATEV Unternehmen-online, DATEV Mandanten-Cockpit, DATEV-Schnittstellen für Belegerfassung. Lexware, Addison, Stotax, Sage gehen ebenfalls. Wo APIs fehlen, machen wir Datei-basierte Übergabe.
Sehr ernst zu nehmen. Wir setzen ausschließlich auf Hosting in Deutschland (Frankfurt), AVV nach Art. 28 DSGVO, Self-Hosted-LLMs für sensible Inhalte. Mandanten-Daten verlassen nie Ihre Infrastruktur. Beim Erstgespräch zeigen wir Ihnen die genaue Daten-Architektur.
Der Bot beantwortet keine steuerrechtlichen Beratungsfragen — nur Standardinfos aus der Mandanten-Akte (Status, Termine, Unterlagen). Bei Beratungsfragen wird grundsätzlich an die zuständige Beraterin eskaliert. Es gibt keine "automatische Steuerberatung" durch unseren Bot.
In der Praxis hohe Trefferquote bei Standard-Rechnungen, etwas weniger bei handgeschriebenen Belegen oder schlechten Fotos. Edge-Cases werden sauber an die Sachbearbeiterin eskaliert mit "Bitte prüfen". Falsche Buchungen werden nicht automatisch durchgelassen.
Setup ab 7.500 €, Monatspauschale ab 480 € (für eine Kanzlei mit 50-150 Mandanten). Bei größeren Kanzleien (>200 Mandanten) lohnt sich Volumen-Tarif.
Wir betreiben das System für Sie (Managed Service). Bei Ausfall greift der manuelle Prozess weiter — Mandantenbetreuung läuft nicht auf KI-Abhängigkeit. Wir haben Monitoring + 24h-Reaktion.
Ja, opt-in. Mandanten, die explizit nicht über Bot kommunizieren wollen, gehen den klassischen Weg per Mail oder Telefon. Der Bot ersetzt nicht den menschlichen Kontakt — er filtert die Standardlast.
Noch Fragen? Sprechen Sie mit uns
Erstgespräch
Bereit, Steuer- & Rechtsberatung zu automatisieren?
30 Minuten Erstgespräch — wir hören uns Ihren konkreten Use-Case an und sagen ehrlich, ob KI hier passt. Kostenlos, unverbindlich, ohne Sales-Theater.