n8n vs. Make vs. Zapier — der ehrliche Vergleich für KMU (2026)
Welches Workflow-Automation-Tool passt zu deutschen KMU? Vergleich von n8n, Make und Zapier zu Preis, Funktionsumfang, DSGVO, Selfhosting und Vendor-Lock-in. Mit klarer Empfehlung pro Anwendungsfall.
Wer Geschäftsprozesse automatisieren will, landet schnell bei einer von drei Optionen: n8n, Make (früher Integromat) oder Zapier. Alle drei machen im Kern dasselbe — sie verbinden SaaS-Tools über visuelle Workflows ohne Code. Aber die Unterschiede in Preis, DSGVO-Tauglichkeit und Vendor-Lock-in sind erheblich. Dieser Artikel zeigt, welches Tool zu welchem Anwendungsfall passt — aus Sicht einer Berliner Agentur, die alle drei in Kunden-Setups einsetzt.
Die drei Tools im Schnellüberblick
| n8n | Make | Zapier | |
|---|---|---|---|
| Lizenz | Open-Source (Sustainable Use License) | Proprietär (SaaS) | Proprietär (SaaS) |
| Hosting | Cloud oder Self-Hosted | Cloud (Tschechien) | Cloud (USA) |
| Workflow-Modell | Node-based, visuell | Szenario-basiert, visuell | Step-basiert, linear |
| Preis-Modell | Pro Aktive Workflow / Self-Hosted gratis | Pro Operation | Pro Task |
| Free Tier | nur Self-Hosted | 1.000 Operations/Monat | 100 Tasks/Monat |
| Mittel-Tier | Cloud Pro $50/Monat (5 aktive WF) | Pro $9/Monat (10.000 Ops) | Pro $19,99/Monat (750 Tasks) |
| DSGVO | mit Self-Hosting voll konform | AVV vorhanden, EU-Hosting | AVV, aber USA-Hosting |
| Code-Möglichkeit | JavaScript / Python in Nodes | iCustom Functions | Code by Zapier (JS/Python) |
| Anzahl Integrationen | ~400 native + jede REST-API | 1.500+ | 7.000+ |
| Beste für | DACH-KMU, sensible Daten, hohes Volumen | Quick-Wins, mittlere Komplexität | US-zentrische Stacks, Einsteiger |
Anwendungsfall 1: DSGVO-pflichtige Daten
Was ist gemeint: Sie automatisieren Workflows, in denen personenbezogene Daten fließen — Mandanten-Daten in einer Steuerkanzlei, Patienten-Termine in einer Praxis, Mieter-Akten in der Hausverwaltung, Kunden-Daten in jedem CRM.
Empfehlung: n8n self-hosted in Deutschland.
Warum: Bei n8n self-hosted bleiben alle Daten auf Ihrem Server. Sie haben volle Kontrolle, kein Cloud-Provider sieht Daten, Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI/Anthropic für KI-Modelle ist Standard. Bei Make und Zapier laufen Ihre Daten durch deren Infrastruktur — Make hat EU-Hosting in Tschechien, Zapier hostet in den USA.
Make ist akzeptabel wenn EU-Hosting reicht und der Use-Case nicht hoch sensibel ist (z.B. Marketing-Workflows ohne Patient/Mandant-Daten).
Zapier wäre kritisch für DSGVO-pflichtige Daten — der Privacy-Shield-Nachfolger (Trans-Atlantic Data Privacy Framework) ist in Datenschützer-Kreisen umstritten.
Anwendungsfall 2: Hohes Volumen (50.000+ Operationen/Monat)
Was ist gemeint: E-Commerce-Shop mit hohem Bestellvolumen, Multi-Channel-Versand, automatisierte Reviews, Newsletter-Trigger. Jede Bestellung löst 5–15 Workflow-Steps aus. Bei 5.000 Bestellungen/Monat = 25.000–75.000 Operationen.
Empfehlung: n8n self-hosted.
Warum: Zapier wird teuer. 50.000 Tasks/Monat kosten bei Zapier den Team-Tarif ab $399/Monat (24.000 Tasks) bzw. $799/Monat für 100.000. Make ist günstiger: 50.000 Operations bei $34/Monat (Pro+). n8n self-hosted: Server-Kosten ca. 25 €/Monat unabhängig vom Volumen, Lizenz Open-Source.
Konkrete Rechnung für 100.000 Operationen/Monat:
- Zapier Team: $799/Monat = ~735 €/Monat
- Make Pro+: $34/Monat = ~31 €/Monat
- n8n self-hosted: ~25 €/Monat Server + einmaliges Setup
n8n ist bei diesem Volumen um Größenordnungen günstiger — der Setup-Aufwand rentiert sich oft im ersten Monat.
Anwendungsfall 3: Schnelle Quick-Wins, niedrige Komplexität
Was ist gemeint: Sie wollen heute Vormittag eine Lead-aus-Form-zu-CRM-Automation aufsetzen. Niedriges Volumen, Standard-Tools, wenig Logik.
Empfehlung: Make oder Zapier.
Warum: Beide haben Out-of-the-Box-Templates für 90% der gängigen Tools. Sie können in 30 Minuten produktiv sein. n8n braucht etwas mehr Setup-Zeit, weil es entweder gehostet werden muss oder die Cloud-Variante teurer ist als Make.
Empfehlung im Detail:
- Zapier: wenn der Tool-Stack stark US-zentrisch ist (HubSpot, Salesforce, Slack, Notion) und Sie bereit sind, das Premium zu bezahlen.
- Make: wenn Sie Deutsch/Europa-orientiert sind und etwas mehr Logik-Möglichkeiten brauchen (Verzweigungen, Iteratoren, Aggregationen).
Anwendungsfall 4: Vendor-Lock-in vermeiden
Was ist gemeint: Sie wollen nicht, dass Ihr Geschäft von einem SaaS-Provider abhängt, der morgen die Preise verdoppeln, Funktionen einstellen oder Sie einfach kündigen kann (Zapier hat in der Vergangenheit Konten ohne Vorwarnung deaktiviert).
Empfehlung: n8n self-hosted.
Warum: Open-Source mit Sustainable-Use-Lizenz heißt: Sie können forken, anpassen, beliebig hosten. Selbst wenn n8n als Firma morgen verschwindet, läuft Ihr Setup weiter. Bei Make oder Zapier sind Sie deren Geschäftsmodell-Entscheidungen ausgeliefert.
Praxisbeispiel: Make wurde 2020 von Celonis übernommen, Zapier hat mehrfach Pricing geändert. Bei kritischen Workflows ist diese Abhängigkeit ein Risiko.
Anwendungsfall 5: Komplexe Logik, eigener Code
Was ist gemeint: Ihre Workflows brauchen mehr als nur Wenn-Dann. Schleifen, eigene Funktionen, Anbindung an APIs ohne fertigen Connector, JavaScript-/Python-Snippets in der Mitte des Workflows.
Empfehlung: n8n.
Warum: n8n hat einen Code-Node (JS oder Python), in dem Sie beliebige Logik einbauen. Dazu HTTP-Request-Nodes für jede REST-API. Make hat ähnliches, aber das Editor-Modell ist limitierter. Zapier hat “Code by Zapier” mit JS/Python, aber mit harten Ressourcen-Limits.
Was wir bei SaneTech Solutions konkret tun
In unseren Workflow-Automatisierungs-Projekten ist n8n der Standard-Stack. Aus drei Gründen:
- DSGVO ist in deutschen KMU keine Option, sondern Voraussetzung. Mit n8n self-hosted in Frankfurt sind die Datenströme komplett kontrollierbar.
- Volumen wächst. Was als 1.000 Operationen/Monat beginnt, wird oft 50.000+ — und dann wird Zapier-Pricing zum Problem.
- Open-Source = kein Lock-in. Wenn der Kunde irgendwann zu jemand anderem wechseln will, gehen Workflows mit. Bei Make oder Zapier wäre das eine vollständige Migration.
Make setzen wir gelegentlich ein, wenn:
- Schneller Pilot ohne Hosting-Aufwand
- Customer-Setup mit zentralem Make-Account schon vorhanden
- Zeitkritische Quick-Wins ohne DSGVO-sensitive Daten
Zapier setzen wir selten ein, primär bei:
- Multinationalen Customer-Setups mit US-zentrischem Stack
- Spezifischen Connectors, die nur Zapier hat (selten)
Migrations-Pfad: von Zapier oder Make zu n8n
Häufiger Use-Case bei uns: Kunden migrieren von Zapier oder Make zu n8n — meist wenn das Volumen wächst und die Kosten skalieren.
Typischer Ablauf:
- Audit: Welche Workflows laufen aktuell? Welche sind kritisch?
- Priorisierung: Hochvolumen-Workflows zuerst (höchster ROI).
- Parallel-Betrieb: Neue n8n-Workflows laufen 2 Wochen parallel zum bestehenden Tool, Vergleich der Outputs.
- Cutover: Alte Workflows abschalten, n8n übernimmt vollständig.
- Optimierung: n8n erlaubt mehr Logik — wir verfeinern Workflows, die in Zapier/Make zu komplex waren.
Migrationsdauer: typischerweise 2–4 Wochen für 5–10 Workflows. Kosten: ab 4.500 € einmalig, abhängig von Komplexität.
Fazit: drei Tools, drei klare Use-Cases
- n8n: der Standard für deutsche KMU. Self-Hosted, DSGVO-konform, kostengünstig bei Volumen, kein Vendor-Lock-in.
- Make: der pragmatische Quick-Win-Stack. Schöner Editor, EU-Hosting, gutes Pricing für mittleres Volumen.
- Zapier: der Marktführer für US-zentrische Stacks und Anfänger. Teuer bei Volumen, USA-Hosting macht DSGVO-pflichtige Use-Cases schwierig.
Wenn Sie unsicher sind, welches Tool zu Ihrem Setup passt: Erstgespräch vereinbaren → — wir hören uns Ihre Anforderungen an und sagen ehrlich, was passt.
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