Subunternehmer-Suche per Anrufen
Bauleitung greift zum Telefon und arbeitet sich durch eine Liste — Stunden für 5 Erreichbare. KI-Outreach skaliert das auf 200 Kontakte parallel mit echter Personalisierung.
KI im Baugewerbe
Vom Angebot bis zur Abnahme —Automatisiert, dokumentiert, abgerechnet.
Im Bau geht mehr Geld in der Verwaltung verloren als auf der Baustelle. Wir automatisieren die Schmerzpunkte: Subunternehmer-Akquise, Bautagebuch, Mängelmanagement und die Schnittstelle zwischen Bauleitung und Buchhaltung.
- Subunternehmer per LinkedIn + E-Mail-Outreach finden, mit echter Personalisierung
- Bautagebuch automatisch aus Foto + Voice-Memo der Bauleitung
- Mängel-Bot: WhatsApp-Foto wird zu strukturiertem Mängelbericht
- Schnittstelle Bauleitung ↔ Buchhaltung ohne Excel-Schichten
57h/Monat
verlorene Zeit pro Bauleitung durch Verwaltung
Quelle: BauForum-Studie
8-12%
der Bausumme als verstecker Verwaltungskosten
40%
der Mängelberichte werden nicht systematisch erfasst
24/7
verfügbar mit KI-Bot, auch zwischen Schichten
Was wir tun
Was wir konkret tun, und warum es Wirkung zeigt.
Bauunternehmen leben mit zwei Realitäten: dem, was auf der Baustelle passiert, und dem, was am Ende in der Schlussrechnung steht. Zwischen beiden liegt heute eine Wand aus Excel-Tabellen, WhatsApp-Threads, handschriftlichen Bautagebüchern und Mails — und in dieser Wand verschwinden Stunden, Material und Geld.
Unser Ansatz: Wir greifen die fünf größten Datenleckagen ab. Subunternehmer-Akquise: Wer braucht gerade Putz, Trockenbau, Estrich? Wir bauen einen B2B-Outreach-Prozess, der per LinkedIn und E-Mail Sub-Unternehmer anspricht, Verfügbarkeit klärt und Termin-Vorschläge macht. Bautagebuch: Bauleitung knipst Fotos und spricht 30 Sekunden ins Handy — wir generieren automatisch das strukturierte Tagebuch mit Tätigkeiten, Mannstunden und Wetterlage. Mängelmanagement: Mängel-Foto auf WhatsApp wird zu Ticket im System, mit Standort, Zuordnung zum Gewerk und Foto-Galerie.
Im Hintergrund läuft alles über n8n und eine zentrale Datenbank in Deutschland. Schnittstellen zu Bauverwaltungs-Software (RIB iTWO, Bauer Software, BauSU, BRZ), Buchhaltung (DATEV) und Projekt-Tools (Asana, ClickUp). Wir nehmen die Tools, die Sie haben, und füllen die Lücken zwischen ihnen.
Konkretes Setup: 4-8 Wochen, je nach Tiefe der Anbindung. Pilot auf einer Baustelle, Ausweitung nach erstem Erfolg. Setup ab 6.000 €, Monatspauschale ab 390 €. Kostenloses Erstgespräch — wir hören uns Ihre Baustelle an, bevor wir ein Angebot machen.
Engstellen
Typische Engstellen in der Branche
Was wir in praktisch jedem Erstgespräch in dieser Branche hören. Die Probleme, die KI-Automatisierung am direktesten löst.
Bautagebuch fällt unter den Tisch
Wer schreibt am Freitagabend nach 12 Stunden Baustelle noch ein Tagebuch? Niemand. Aber in Streitfällen ist es unbezahlbar. Voice-Memo + KI = strukturiertes Tagebuch in 60 Sekunden.
Mängel verschwinden in WhatsApp-Threads
Polier schickt Foto, Bauleiter sieht es, Foto verschwindet im Verlauf — keine systematische Erfassung. Mängel werden zu spät behoben, Nachträge werden teuer.
Schnittstelle zu Buchhaltung ist manuell
Aufmaß auf Papier, dann in Excel, dann in DATEV — drei Datenstände, die nie übereinstimmen. Schlussrechnung dauert Wochen, weil alles abgeglichen werden muss.
Anwendungsfälle
Konkrete Anwendungsfälle
Vier Workflows, die wir in Bau & Bauverwaltung-Betrieben in der Praxis betreut haben — mit dem typischen Ausgangsproblem, der Lösung und dem messbaren Outcome.
01
Subunternehmer-Akquise per Multi-Channel-Outreach
Problem
GU braucht Trockenbauer für Bauabschnitt im September — Baustellenleiter telefoniert eine Woche, kommt auf 4 Termine.
Lösung
KI-Outreach-Workflow: 200 passende Sub-Unternehmer aus LinkedIn + Branchenverzeichnissen, personalisiertes Anschreiben pro Firma, automatische Terminbuchung bei Interesse.
Outcome
Erheblich mehr qualifizierte Sub-Unternehmer-Termine pro Woche statt einzelne. Bauleitung kann sich aufs Bauen konzentrieren statt aufs Akquirieren.
02
Bautagebuch aus Voice + Foto
Problem
Bauleiter soll täglich Bautagebuch schreiben — schafft das in 30% der Tage. Bei späteren Streitfällen fehlt die Dokumentation.
Lösung
Bauleiter spricht 60 Sekunden ins Handy und schickt 5 Fotos. KI generiert daraus strukturiertes Tagebuch mit Tätigkeiten, Wetter, Mannschaftsstärke, Auffälligkeiten.
Outcome
Praktisch lückenlose Bautagebücher. Bei Nachträgen oder Streitfällen sauberer Beleg, weniger Aufwand pro Eintrag.
03
WhatsApp-Mängel-Bot für Polier und Subunternehmer
Problem
Mängel werden auf WhatsApp gemeldet — aber nie strukturiert erfasst. Bei Abnahme fehlt die Liste, bei Nachträgen die Beweise.
Lösung
WhatsApp-Bot fragt strukturiert nach Standort, Gewerk, Beschreibung, Foto. Erstellt Ticket im Bauverwaltungssystem, ordnet zu, eskaliert bei Termin-Druck.
Outcome
Deutlich höhere Erfassungsquote von Mängeln. Abnahme wird vorhersagbarer, weniger Diskussionen bei Schlussrechnung.
04
Aufmaß-zu-Rechnung-Workflow
Problem
Aufmaß auf Papier wird abgeschrieben in Excel, daraus Rechnung in DATEV. 4 Personen, 3 Datenstände, Schlussrechnung dauert 4 Wochen.
Lösung
Aufmaß-Foto per OCR ausgelesen, mit Leistungsverzeichnis abgeglichen, Rechnung in DATEV vorbereitet, Bauleitung gibt nur noch frei.
Outcome
Schlussrechnung deutlich beschleunigt. Liquidität verbessert sich, weil Rechnungen schneller raus sind.
Empfohlene Lösungen
Empfohlene Lösungen für Bau & Bauverwaltung
Die drei Bausteine, mit denen wir in dieser Branche typischerweise starten — in der Reihenfolge, in der sie den schnellsten ROI bringen.
Schritt 1
Lead-Generierung & Outreach
Subunternehmer und Auftraggeber gezielt per LinkedIn + E-Mail finden
Mehr erfahrenSchritt 2
Workflow-Automatisierung
Bautagebuch, Mängel, Aufmaß — automatisch verbunden
Mehr erfahrenSchritt 3
Intelligente Chatbots
WhatsApp-Bot für Polier, Sub-Unternehmer, Mängelmeldungen
Mehr erfahrenFAQ
Häufig gestellte Fragen
Alles, was Kunden vor der Entscheidung wissen wollen.
Noch Fragen? Sprechen Sie mit uns
Ja. Wir binden gängige Bauverwaltungssoftware per API oder Datei-Export an. RIB iTWO, Bauer Software, BauSU, BRZ, ProBauG — gehen alle. Wenn keine API existiert, bauen wir einen sauberen Datei-basierten Sync.
Ja. Voice-Memos und Fotos werden lokal gepuffert und hochgeladen, sobald die Verbindung steht. WhatsApp-Bot funktioniert auch im Edge-Netz. Die Verarbeitung passiert in der Cloud (Frankfurt).
Sie behalten die finale Kontrolle. Die KI bereitet vor, der Mensch gibt frei. Wir bauen kein autonomes System. Eskalations-Pfade sind Standard, nicht Zusatz-Feature.
Eine Pilot-Baustelle: 4-6 Wochen. Wir starten mit dem schmerzhaftesten Prozess (oft Bautagebuch oder Mängel), zeigen Wirkung, dann Ausweitung.
Speicherung auf deutschen Servern (Hetzner, Frankfurt). Aufbewahrung nach Ihrem Projekt-Ende-Zeitplan, dann Löschung. AVV nach Art. 28 DSGVO. Auf Wunsch On-Premise.
Nein. Wir machen Cold-Outreach mit echter Personalisierung pro Firma — nicht Bulk-Mail. DSGVO-konform: B2B-Geschäftskontakte, mit klarer Opt-Out-Möglichkeit. Reaktionsraten sind 10-15× besser als bei Bulk-Mailings.
Genau das empfehlen wir. Eine Baustelle, ein Workflow, 4-6 Wochen Pilot. Wenn die Zahlen stimmen, ausweiten. Wenn nicht, klare Trennung — ohne dass Sie auf einer großen Lizenz sitzen bleiben.
Noch Fragen? Sprechen Sie mit uns
Erstgespräch
Bereit, Bau & Bauverwaltung zu automatisieren?
30 Minuten Erstgespräch — wir hören uns Ihren konkreten Use-Case an und sagen ehrlich, ob KI hier passt. Kostenlos, unverbindlich, ohne Sales-Theater.