Mieter-Hotline kapitulationsreif
Verwalterin sitzt 3 Stunden am Telefon, davon 2 Stunden mit Standardfragen, die alle dieselbe Antwort haben. Der Rest der Aufgaben bleibt liegen.
KI für Immobilien
Mieter erreichbar.Verwaltung entlastet.
Hausverwaltung scheitert nicht an mangelnder Kompetenz, sondern am Volumen: tausende Mieter, hunderte Wohneinheiten, dutzende Schadensfälle pro Woche. KI nimmt Ihnen den Erstkontakt ab, strukturiert Anliegen und gibt Ihnen Zeit zurück für das, was wirklich Verwaltungs-Know-how braucht.
- Voice-Agent für Mieter-Hotline — auch außerhalb der Sprechzeiten
- WhatsApp-Bot für Schadenmeldung mit Foto und automatischer Zuordnung
- Exposé-Generator: aus Daten + Bildern in 5 Minuten zur fertigen Anzeige
- BI-Dashboard für Portfolio-Reporting (Leerstand, Rückstände, Wartungs-Backlog)
80–120
Mieter-Anfragen pro Woche pro 1.000 Einheiten
Quelle: BVI / GdW Erhebung
60%
Standard-Anliegen, die KI direkt beantworten kann
24/7
Erreichbarkeit für Notfälle
5 Min
pro Exposé statt 90 Min Texterstellung
Was wir tun
Was wir konkret tun, und warum es Wirkung zeigt.
Hausverwaltung und Immobilienmakler sind im Kern Service-Geschäfte mit hohem Anrufaufkommen. Studien zeigen, dass eine Mietverwaltung pro 1.000 verwalteter Einheiten durchschnittlich 80–120 Anfragen pro Woche erhält — die meisten davon wiederkehrende Standardthemen: Heizung defekt, Müllabfuhr-Termin, Hausordnung, Mieterwechsel.
Genau hier setzen wir an. Ein KI-Voice-Agent nimmt Mieter-Anrufe rund um die Uhr entgegen, klassifiziert das Anliegen, beantwortet Standard-Fragen direkt aus der Mieter-Akte (Hausordnung, Termine, Wartungsfenster) und eskaliert komplexere Fälle an die Verwalterin. Bei akuten Schäden (Wasserrohrbruch, Stromausfall) leitet er direkt an die Notdienst-Nummer weiter.
Der zweite Hebel: Schadenmeldung per WhatsApp. Mieter schreibt mit Foto, der Bot fragt strukturiert nach Stockwerk, Nutzungseinschränkung, Dringlichkeit. Aus dem Chat wird ein Ticket im Verwaltungssystem (Karthago, Domus 4000, etwm, Wodis Sigma), automatisch zugeordnet zum richtigen Hausmeister oder Handwerker. Die Schadenakte ist von Anfang an dokumentiert, mit Foto und Zeitstempel.
Für Makler bauen wir einen Exposé-Generator. Sie laden Bilder, Grundriss-Daten und Eckwerte hoch — Texte, Mehrwerte und Zielgruppenansprache erstellt die KI in einem Stil, den Sie vorgeben. Aus 90 Minuten Texterstellung werden 5 Minuten Review.
Setup-Zeit: 4–6 Wochen für Voice-Agent + Schadenbot, 6–8 Wochen mit Anbindung an Hausverwaltungs-Software. Kostenloses Erstgespräch — wir zeigen Ihnen vorher, welcher Workflow den schnellsten ROI bringt.
Engstellen
Typische Engstellen in der Branche
Was wir in praktisch jedem Erstgespräch in dieser Branche hören. Die Probleme, die KI-Automatisierung am direktesten löst.
Schäden ohne Dokumentation
Schaden wird gemeldet, ein Mitarbeiter fährt hin, repariert — aber die Dokumentation in der Akte fehlt. Bei Versicherungsfällen wird es teuer.
Exposé-Erstellung dauert ewig
Makler verbringen 60-90 Minuten pro Exposé mit Texten, Aufbereitung, Hochladen. Bei 5 Exposés pro Woche = ein halber Tag.
Portfolio-Reporting im Excel-Wahnsinn
Leerstandsquote, Mietrückstände, Wartungs-Backlog — drei verschiedene Excel-Dateien, jede mit eigener Wahrheit. Vorstand fragt nach Zahlen, niemand kann sie liefern.
Anwendungsfälle
Konkrete Anwendungsfälle
Vier Workflows, die wir in Immobilien & Hausverwaltung-Betrieben in der Praxis betreut haben — mit dem typischen Ausgangsproblem, der Lösung und dem messbaren Outcome.
01
KI-Voice-Agent für Mieter-Hotline
Problem
Hausverwaltung mit 2.400 Einheiten, 4 Verwalterinnen, ca. 200 Anrufen pro Woche. Verwalter:innen kommen kaum noch zu strategischen Aufgaben.
Lösung
Voice-Agent auf Hauptnummer. Beantwortet Standard-Fragen aus Mieter-Akte (Hausordnung, Termine, Wartung), eskaliert komplexe Fälle, leitet Notfälle direkt weiter.
Outcome
Großer Anteil der Erstanrufe wird vom Agent gelöst. Verwalterinnen haben Zeit für Eigentümer-Beratung, Mahnwesen, Sanierungs-Planung.
02
WhatsApp-Schadenbot mit Foto-Workflow
Problem
Mieter melden Schäden per Mail, Telefon oder WhatsApp — keine einheitliche Erfassung. Schäden gehen unter, Versicherungs-Akte ist lückenhaft.
Lösung
Zentraler WhatsApp-Account, Bot fragt strukturiert nach Standort, Foto, Beschreibung. Erstellt Ticket im Verwaltungs-System, ordnet zu, schickt Status-Update.
Outcome
Hohe Erfassungsquote von Schäden mit kompletter Dokumentation. Versicherungs-Abwicklung wird leichter, weil Beweise von Anfang an da sind.
03
Exposé-Generator für Makler
Problem
Makler verbringt 60-90 Min pro Exposé mit Texten, SEO-Keywords, Aufbereitung. Bei 5 Exposés pro Woche = halber Arbeitstag.
Lösung
Upload-Formular: Bilder, Grundriss-Daten, Eckwerte. KI generiert Exposé-Text in vorgegebenem Stil mit SEO-optimierten Keywords, lädt direkt zu ImmoScout24/Immowelt.
Outcome
Erstellungszeit pro Exposé deutlich reduziert. Mehr Inserate pro Woche möglich, mehr Anfragen, höhere Vermittlungsquote.
04
BI-Dashboard für Portfolio-KPIs
Problem
Vorstand fragt jeden Quartal nach Leerstand, Rückständen, Wartungs-Backlog — Aufbereitung dauert 2 Tage, Zahlen weichen je nach Excel-Quelle ab.
Lösung
Daten aus Hausverwaltungs-Software + Buchhaltung in zentrales Dashboard. KI-Chat für Ad-hoc-Fragen ("Welche Objekte haben Rückstände >3 Monate?").
Outcome
Reporting innerhalb von Stunden statt Tagen. Vorstandsgespräche werden datenbasiert, Sanierungs-Priorisierung wird transparent.
Empfohlene Lösungen
Empfohlene Lösungen für Immobilien & Hausverwaltung
Die drei Bausteine, mit denen wir in dieser Branche typischerweise starten — in der Reihenfolge, in der sie den schnellsten ROI bringen.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Alles, was Kunden vor der Entscheidung wissen wollen.
Noch Fragen? Sprechen Sie mit uns
Ja. Wir binden gängige Hausverwaltungssoftware per API oder CSV-Export an. Karthago, Domus 4000, etwm, Wodis Sigma, Aareon — alle möglich. Wo keine API existiert, bauen wir einen Datei-Sync mit definiertem Datenformat.
Klare Eskalation. "Möchten Sie mit einer Verwalterin sprechen?" wird sofort weitergeleitet. Wir setzen kein Hindernis ein. KI ist Erstkontakt, nicht Zwangsfilter.
Typischerweise 30-40% in den ersten 2 Wochen, dann sinkend auf 15-25%. Es hängt davon ab, wie sauber die Mieter-Akten gepflegt sind. Was im System steht, kann der Agent beantworten.
Setup ab 6.500 €, Monatspauschale ab 480 €. Inklusive Voice-Agent, WhatsApp-Bot, Anbindung an Hausverwaltungs-Software, Wartung. Konkrete Zahlen nach Erstgespräch — abhängig von Anrufvolumen und Software-Stack.
AVV nach Art. 28 DSGVO. Hosting ausschließlich in Deutschland (Frankfurt). Mieter-Daten werden nicht zum Modell-Training verwendet. Wir können bei Bedarf Self-Hosted-LLMs einsetzen — dann verlassen die Daten nie Ihre Infrastruktur.
Ja. Wir bauen ein Live-Dashboard, in dem Verwalter:innen sehen, welche Anrufe gerade laufen, mit welchem Anliegen, mit welchem Status. Sie können jederzeit live einsteigen.
Voice-Agent: ja, weil sich 1 Tag/Woche Telefonzeit zurückgewinnen lässt. WhatsApp-Bot: ja, weil Erfassungsqualität deutlich steigt. Volles BI-Dashboard: bei <500 Einheiten lohnt sich oft nur das Reporting-Modul, nicht der komplette Stack.
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Erstgespräch
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30 Minuten Erstgespräch — wir hören uns Ihren konkreten Use-Case an und sagen ehrlich, ob KI hier passt. Kostenlos, unverbindlich, ohne Sales-Theater.